Mit e-learning die Weiterbildung für Berufskraftfahrer*innen ins Digitale transformieren.

Ausgelöst durch die Lockdowns während der COVID-19 Pandemie wurde mit BKF Online Schulungen eine e-learning Plattform geschaffen, auf der sich Berufskraftfahrer*innen Zeit- und ortsunabhängig zu verschiedenen u.a gesetzlich vorgeschriebenen beruflichen Themen weiterbilden können.

Da während der Corona Pandemie die Fahrschulen in Deutschland geschlossen werden mussten, konnten Berufskraftfahrer*innen die für die Erneuerung ihres Führerscheins vorgeschriebene Ausbildung nicht absolvieren. 

Daher bietet die BKF Online-Schulungs GmbH mit ihrer neuen e-learning Plattform Online-Schulungen und Tests an, die für die Verlängerung der Lizenzen von Lkw-Fahrern erforderlich sind. Bis zur COVID-19-Pandemie wurden diese Schulungen und Prüfungen vor Ort in Fahrschulen durchgeführt. Durch die Pandemie änderten sich jedoch diese Rahmenbedingungen schlagartig und neue Lösungen mussten her. Unsere Aufgabe bestand darin, eine Online-Lösung zu schaffen, die den von der EU und den deutschen Regierungen definierten rechtlichen Anforderungen entspricht.

Eine Zeit-und ortsunabhängige Weiterbildungsmöglichkeit für Berufskraftfahrer*innen

Die von der BKF Online-Schulungs GmbH gegründete e-learning Plattform BKF Online hat sich zum Ziel gesetzt, eine dezentrale und kontaktfreie digitale Lösung für die aufgrund der Pandemie geänderten Rahmenbedingungen zu bieten – auch darüber hinaus. Die Lernmodule sollen also in Zukunft selbständig, sowie zeit-und ortsunabhängig gebucht, bezahlt und absolviert werden.

Sowohl das Unternehmen als auch die Lernplattform wurden aufgrund der COVID-19-Pandemie gegründet.

Die zentralen Herausforderungen im Überblick

• Akzeptanz. Wir mussten drei verschiedene Nutzergruppen von der neuen e-Learning-Plattform überzeugen: Fahrer, Logistikunternehmen und staatliche Inspektionsprüfer. Alle Nutzergruppen waren an den bisherigen etablierten Prozess der Lizenzverlängerung gewöhnt. Die neue Online-Lösung basiert jedoch auf einem völlig neuen Konzept, welches bei Einführung schnell überzeugen musste, um die Akzeptanz zu sichern.
• Rechtssicherheit und staatliche Anerkennung. Wir hatten eine lange Liste von EU-weiten Anforderungen, die wir erfüllen mussten, damit die Plattform staatlich anerkannt und damit in Betrieb gehen konnte. Anforderung waren u.a die rechtlich zulässige Authentifizierung und Profilverwaltung der Fahrer*innen und Schüler*innen sowie die Prävention von Betrug.

Projektziele im Überblick

1. Akzeptanz für neue Prozesse schaffen: Wir setzten auf das ‚Bottom-up-Prinzip‘: Erstanwender*innen sollen am besten direkt zu Befürwortern der Plattform gemacht werden, um Akzeptanz auf breiterer Basis zu gewinnen. Dafür müssen die Vorteile, die der Service bietet, einfach zu verstehen und direkt ersichtlich sein. Der gesamte Prozess muss leicht und ohne Umstände von der Hand gehen, so dass Erstanwender*innen den Service mit ihren Kolleg*innen teilen und/oder zudem offizielle Stellen überzeugen, die Plattform auszuprobieren
2. Staatliche Anerkennung: Alle rechtlichen Anforderungen mussten erfüllt werden, um eine staatlich anerkannte Online-Schuleinrichtung zu werden – d.h die Fahreridentifizierung und das Online-Lernverfahren müssen so gestaltet werden, dass sie rechtlich unanfechtbar sind. 
3. Einen Fallbackplan etablieren: Die damalige Rechtslage in Deutschland verlangte die Absolvierung von obligatorischen Ausbildungsmodulen in Anwesenheit. Der Unterricht fand bei anwesenden Tutoren und in Fahrschulen statt, die von staatlichen Prüfern besucht und kontrolliert werden konnten. Wir mussten somit einen Plan B für den Start bereithalten, falls die staatliche Anerkennung nicht sofort klappen sollte. Eine Anforderung an das Design war es z.B. Skalierbarkeit zu gewährleisten und Spielraum zu schaffen für den Fall, dass sich die Rechtslage in Deutschland nicht rechtzeitig zum Start ändert.

Unsere UX- und Design Lösungen zur Erreichung der Ziele

Die Aufgabe war klar: Wir mussten Fahrer*innen, Logistikunternehmen und staatliche Kontrolleure davon überzeugen, dass ihr gewohnter Prozess der Vergangenheit angehörte. Wir mussten sie überzeugen, unsere Lösung auszuprobieren und zu nutzen. Darüber hinaus musste der Dienst eine lange Liste staatlicher und EU-rechtlicher Anforderungen erfüllen, um die Behörden davon zu überzeugen, dass wir eine vertrauenswürdige, visionäre Lösung anbieten, die bürokratische Prozesse vereinfachen kann.

So sind wir dabei vorgegangen:

#1 Identifikation der bisherigen Pain Points um eine Transformation anzukurbeln

Es gibt ein Sprichwort, welches ungefähr so lautet “Change happens when the pain of staying the same is greater than the pain of change” – und genau nach diesem Prinzip wollten wir den Wandel anstoßen.

Unsere Nutzergruppen waren zwar an das etablierte Lizenzverlängerungsverfahren gewöhnt, aber das bestehende Verfahren hatte auch seine Nachteile. 

Die Einschränkung, dass die Pandemie z.B. Prüfungsabschlüsse für Fahrer*innen beeinträchtigte, war schließlich nur temporär. Darauf wollten wir nicht bauen. Stattdessen war das Ziel, die permanenten Schwachpunkte des traditionellen Prozesses zu verbessern. Daher mussten wir unsere Benutzergruppen kennenlernen, ihre Bedarfe und Probleme  identifizieren und Lösungen für diese Probleme entwickeln.

Qualitative Benutzerforschung ist der beste Weg, um mehr über Benutzergruppen zu erfahren und aufgrund dieser Basis Lösungen zu entwickeln. Ein anderer Ansatz besteht darin, mit puren Annahmen zu arbeiten, diese auch als solche auszuzeichnen und sie nach dem Start gezielt zu überprüfen.

Wir versuchten, einen bereits lange etablierten Prozess zu ändern. Dafür mussten wir die „Das haben wir schon immer so gemacht“-Menge und Menschen mit unterschiedlicher Affinität zur Technik überzeugen. Eine sich reibungslos anfühlende Nutzererfahrung kann die allgemeine Akzeptanz eines neuen Services verbessern. Aber damit die Personen gewillt sind, das Neue  überhaupt ausprobieren, müssen die Vorteile konkret benannt werden und hervorstechen.

Daher haben wir uns auf Funktionen konzentriert, die den Komfort und die Prozesstransparenz erhöhen und das Leben von Fahrer*innen, Logistikunternehmen und staatlichen Prüfer*innen gleichermaßen erleichtern. 

Ein offensichtlicher Vorteil für die Fahrer*innen war die Möglichkeit, dezentral an Schulungen teilzunehmen und diese jederzeit und überall zu absolvieren. Logistikunternehmen profitieren davon, dass sie für ihre Mitarbeiter*innen keine freien Ausbildungsplätze in Fahrschulen finden müssen. Der Vorteil für die Prüfer*innen war ein Benutzerprofil, welches es ihnen ermöglicht, Unternehmen und Fahrer bequem zu überprüfen, ohne zu den Schulungseinrichtungen reisen zu müssen.

#2 Vereinfachung der Onboarding-, Lern- sowie Zahlungsprozesse

Das Authentifizierungsverfahren für Studenten muss zwar absolut sicher sein und dem EU-Recht entsprechen, aber wir wollten vermeiden, dass es der ersten Erkundung der Website oder dem Auffinden und Starten von Ausbildungsmodulen im Wege steht. 

Außerdem wollten wir Studenten, die noch unentschlossen waren, die Möglichkeit geben, die Plattform zu erkunden und auszuprobieren, bevor sie sich festlegen. 

Wir wollten verhindern, dass Studierende, die die erforderlichen Dokumente oder Informationen zur Identifizierung nicht zur Hand haben, eine Schulung nicht beginnen können. 

Unsere Lösung bestand darin, die Authentifizierung nur dann zwingend vorzuschreiben, wenn die Fahrer Schulungsbescheinigungen herunterladen wollten.

Zudem wurde die Bezahlung von Ausbildungsmodulen erst notwending, sobald Student*innen Zertifikate für abgeschlossene Schulungen herunterladen wollten.

Angestellte Fahrer können die Zahlung somit bei ihrem Arbeitgeber beantragen und mit der Schulung beginnen, wann es ihnen am besten passt, ohne dass sie die Rechnung vorstrecken oder auf die Begleichung der Kosten warten müssen. Die Unternehmen profitieren von diesem Verfahren, da sie ihre Kosten und den Ausbildungsstatus ihrer Mitarbeiter*innen im Auge behalten können.

#3 Eine komfortable Lernumgebung innerhalb des rechtlichen Rahmens bieten

Der Dienst bietet zwar ein hohes Maß an Bequemlichkeit, muss aber auch sicherstellen, dass der gesamte Lernprozess den bestehenden Gesetzen entspricht.

Die Ausbildungsmodule der Plattform bestehen aus Video-Tutorials, genau wie der Ausbildungsprozess in Fahrschulen. Bei der Teilnahme am Unterricht in einer Fahrschule haben die Schüler jederzeit die Möglichkeit, sich bei Fragen an die Tutoren zu wenden, gleichzeitig ist durch die Präsenz der Tutor*innen eine rege Teilnahme am Unterricht selbstverständlich. Dies ist zuhause in einer e-learning Umgebung nicht unbedingt der Fall. Die Anforderung an unsere Lösung war, dass unsere Schüler*innen ebenso wie in der analogen Welt jederzeit Fragen stellen und Aufmerksamkeit zeigen sollen. 

Wir haben Lösungen für beide Anforderungen integriert, da sie für die staatliche Zulassung entscheidend waren. Die von den Teilnehmenden während des Moduls gestellten Fragen enthielten Video-Zeitstempel, die den Zeitpunkt der Frage anzeigen. Die Tutoren konnten so den Kontext der Frage verstehen und hilfreiche Antworten geben. Zufällige, leicht zu beantwortende Aufmerksamkeitstests dienten zudem als Nachweis für die Teilnahme am Unterricht.

#4 Aufbau eines Design-Systems mit Potenzial für Änderungen

Bei der Entscheidung, welche Viewports optimiert werden sollen, haben wir die primären Anwendungsfälle der Benutzergruppen im Auge behalten. 

Mobile first: Da zwei unserer drei Benutzergruppen den Großteil ihrer Arbeitszeit nicht an Schreibtischen bzw mit Laptops oder Desktop-Computern verbringen, wurde ein mobile-first Ansatz in Konzeption und Design verfolgt. 

Die Benutzeroberflächen müssen für Touch-Interaktionen optimiert sein, damit Fahrer*innen das Training von unterwegs aus absolvieren und auch die Logistikmanager die Modulanfragen ihrer Mitarbeiter*innen von überall aus verwalten können.

Das Designsystem stellt zudem Flexibilität sicher

Außerdem hatten wir es während des Projektes mit einer ungeklärten rechtlichen Situation in Deutschland zu tun. Wir mussten daher sicherstellen, dass die Funktionalität und das Design der Website auch für andere Schulungsoptionen als die vorgesehene halbjährliche Lizenzverlängerung geeignet ist. 

Ein modulares Designsystem half uns, solch skalierbare Funktionen zu definieren, die für jedes Video-E-Learning-Modul verwendet werden können. Wir waren auch in der Lage, Benutzerprofile so flexibel zu konzipieren, dass sie in verschiedenen Entwicklungsstadien der e-Learning-Plattform eingesetzt werden können.

Was war herausfordernd?

Was machte am meisten Spaß?